Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления персоналом в организации

Кадровое делопроизводство – это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации (предприятия): прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и ис-полнением, хранение и обновление документов.
Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет гра-мотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом, например:
- оформить прием, перевод и увольнение работника в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами ру-ководителя предприятия;
- организовать учет личного состава;
- обеспечить выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой дея-тельности работников предприятия;
- обеспечить ведение и хранение трудовых книжек работников;
- оформить необходимые документы по пенсионному страхованию, до-кументы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представить их в орган социального обеспечения;
- организовать учет рабочего времени;
- обеспечить сбор, регистрацию и хранение информации по кадрам для ведения статистики по персоналу;
- организовать разработку, утверждение и контроль исполнения доку-ментов по кадрам.
Важность документов, оформленных кадровой службой, объясняется тем, что они имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой доку-ментации. Последствиями нарушения норм трудового законодательства при неверном ведении кадрового делопроизводства могут стать проверки трудо-вой и налоговой инспекции, наложение штрафов и судебные тяжбы с работ-никами. Таким образом, можно определить кадровый учет и делопроизвод-ство как целый комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников компании, с документооборотом трудовой дея-тельности сотрудников, с расчетом и начислением заработной платы, с рота-ций кадров, обучением и многим другим. Этот механизм обязательно при-сутствует в любой компании, независимо от организационно правовой фор-мы и штатной численности организации.
Работники служб управления персоналом в процессе своей деятельно-сти разрабатывают, готовят, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о материальной от-ветственности и др.) и соглашения с сотрудниками, приказы, уведомления, предложения, акты, сертификаты, журналы. Они также работают с другими документами.
С точки зрения обязательности в кадровой деятельности различают три группы документов :
- обязательные документы, в отношении которых законом установлено требование об их обязательном присутствии у работодателя, их обязатель-ном принятии, заключении, регистрации, подписании;
- документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах;
- факультативные документы.
К обязательным документам относят правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры, трудовые книжки, табель учёта рабочего времени, личные карточки, штатное расписание, график отпусков (таблица А.1 Приложения А).
К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах относят коллективный договор, положение об оплате труда и премировании, положение об аттестации, положение о коммерческой тайне, график сменности (при наличии сменной работы), договоры о полной материальной ответственности, личные дела работников, другие локальные нормативные акты (таблица Б.1 Приложения Б).
К факультативным (необязательным) документам относят положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.
По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов:
- документы по учету личного состава работников;
- документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
К документам по учету личного состава работников относят различные приказы и распоряжения (таблица В.1 Приложения В).
Вторая группа состоит из документов, связанных с реализацией функ-ций управления персоналом и организацией труда: внутренний трудовой ре-гламент, положение о структурном подразделении, должностная инструкция, структура и штатное расписание (таблица Г.1 Приложения Г).
Таким образом, к числу разрабатываемых кадровой службой докумен-тов относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о коммерческой тайне;
- положение о премировании и иных поощрениях;
- положение о защите персональных данных;
- положение о командировках;
- положение о конфиденциальности;
- положение об отпусках;
- положение о порядке пользования мобильной связью;
- инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
- положение о структурных подразделениях;
- должностные инструкции и т.д.
В настоящее время регулирование системы управления персоналом на государственном уровне ведется по нескольким направлениям :
а) законодательное регулирование;
б) стандартизация;
в) разработка нормативно-правовых и нормативных документов.
Законы Российской Федерации имеют высшую юридическую силу. Знание и учет требований трудового законодательства необходимы в про-цессе создания, исполнения и применения разработанных на предприятии документов местного нормативного характера.
Таким образом, документационное обеспечение управления персона-лом предусматривает создание условий для работы с документами, доступ к которым осуществляется в системе кадрового делопроизводства, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания ра-ботниками кадровой службы управления (или получения ими) до заверше-ния исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Таким образом, можно сделать следующий вывод по главе. Кадровая документация представляет собой совокупность форм (документов), отра-жающих наличие и движение персонала. Технология документального обес-печения управления персоналом регламентируется специальными норматив-но-методическими актами. При создании, регистрации и оформлении доку-ментов местных и нормативного характера в организации любой формы собственности необходимо учитывать положения трудового законодатель-ства.
При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. В первую очередь уточняется цель составления до-кумента и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим вы-бирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нор-мативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит специалисту по кадрам, обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно постав-ленных вопросов.