Отчет по практике по управлению персоналом на тему порядок внесения изменений в личное дело на примере изменения персональных данных работника ООО «Система ПБО».

времени, листках учета отпусков и журналах учета труда. При аннулировании бумажных карточек СНИЛС и изменении ФИО работника необходимо подать в СФО заявление об изменении персональных данных работника. Работник сам направляет заявление в компетентный орган СФО или просит своего работодателя сообщить Фонду об изменении его личных данных.
Отчет о порядке внесения изменений в личное дело на основании анализа нормативно-правовой базы организации.
На каждого получателя социальных услуг создаются личные дела. Личные дела комплектуются основными обязательными документами, необходимыми для предоставления социальных услуг в виде полустационарных форм социального обслуживания и социального обслуживания на дому.
Личные дела хранятся с даты поступления получателя социальных услуг в социальную службу до окончания предоставления социальных услуг. В соответствии с п.1 ч.1 ст.11 Федерального закона от 28.12.2013 № 442-ФЗ Центр социального обслуживания имеет право запрашивать соответствующие органы государственной власти и местного самоуправления и получать от этих органов информацию, необходимую для организации социального обслуживания и ведения личных дел получателей социальных услуг.
Копия документа будет представлена одновременно с оригиналом. Копия документа вкладывается в личное дело, после подтверждения соответствия оригиналу специалистом, ответственным за ведение личного дела, а оригинал возвращается получателю. Если получатель представляет нотариально заверенную копию, то предъявление оригинала документа не требуется.
Документы формируются в личных делах при получении.
Личные дела формируются в отдельную папку (скоросшиватель) в течение трех рабочих дней с даты заключения договора на оказание социальных услуг, а затем в течение трех рабочих дней с даты получения документа.
Состав документов для личных дел. Личное дело содержит документы отдела:
-заявление о предоставлении социальных услуг в социальной форме обслуживание на дому;
-копия паспорта или другого удостоверения личности;
-возраст, гражданство;
-копия документа, подтверждающего полномочия представителя получателя социальных услуг (при обращении за получением социальных услуг от представителя получателя социальных услуг);
-медицинское заключение о необходимости оказания социальных услуг в виде социального обслуживания на дому и отсутствии противопоказаний;
-справка учреждения медико-социальной экспертизы об установлении инвалидности (для лиц с ограниченными возможностями);
-акт обследования социально-бытовых условий граждан;
-решение о признании лица нуждающимся в социальных услугах;
-копии индивидуальных программ социального обслуживания и иные документы.
Лицом, ответственным за прием, формирование и архивирование документов, связанных с установлением и выплатой пенсий, является специалист кадровой службы организации, на которого возложены должностные обязанности по формированию, учету и ведению личных дел пенсионеров, а также ведению архива личных дел пенсионеров.
Рассмотрим требования к ведению документации при внесении изменений в личное дело (перерасчёт, перевод с одного вида пенсий на другой, индексацию и корректировку страховых (трудовых) пенсий, пенсию по государственному пенсионному обеспечению, на индексацию пособий, компенсаций, ежемесячных денежных выплат и материнского (семейного) капитала и других социальных выплат).
В личном деле каждого пенсионера должна быть сформирована документация, связанная с установлением, выплатой пенсии, перерасчёт, перевод с одного вида пенсий на другой, индексацию и корректировку страховых (трудовых) пенсий, пенсию по государственному пенсионному обеспечению, на индексацию пособий, компенсаций, ежемесячных денежных выплат и материнского (семейного) капитала и других социальных выплат.
Документы, содержащиеся в личном деле гражданина, переплетаются, страницы нумеруются, составляется опись документов, содержащихся в личном деле. В дневнике личного дела пенсионера за выслугу лет личному делу пенсионера присваивается порядковый номер.
Страницы журнала учета личного дела пенсионера за выслугу лет нумеруются, журнал подшивается, скрепляется печатью кадровой службы и подписывается руководителем кадровой службы. Нумерация в дневниках личного дела пенсионера за выслугу лет должна быть сквозной, нумерация менее одной буквы не допускается, исправления должны быть заверены надлежащим образом.
Заявления и другие документы, связанные с выплатой пенсии пенсионерам, регистрируются в журнале регистрации заявлений граждан, обратившихся в связи с наступлением обстоятельств, влекущих изменение размера или права на пенсию за выслугу лет, и в журнале регистрации других документов граждан, связанных с выплатой пенсии за выслугу лет.
Страницы журнала учета должны быть пронумерованы, журнал учета должен быть пронумерован, скреплен печатью кадрового органа и подписан руководителем кадрового органа. Нумерация журналов ведется с первого номера каждого года; нумерация журналов ниже буквы не допускается, а все исправления должны быть надлежащим образом заверены. Журналы учета выплаты пенсий оформляются на бумажном носителе или в электронном виде специалистом кадровой службы.
Формирование и ведение базы данных застрахованных лиц, пенсионеров и других получателей социальных пособий является важной задачей системы социального страхования. Эта база данных должна содержать информацию о каждом застрахованном лице, его взносах, статусе выплат и другие данные, относящиеся к его страховому статусу.
Существует несколько методов создания и ведения базы данных застрахованных лиц, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.
1) Ручной ввод данных. Этот метод является наиболее трудоемким и неэффективным, поскольку требует значительных человеческих ресурсов и времени для ввода данных. В этом случае каждому застрахованному лицу приходится вводить все необходимые данные при заключении полиса или при изменении личных данных. Кроме того, ручной ввод данных очень подвержен ошибкам и опечаткам, что может привести к расхождениям в данных и несоответствию с реальным положением дел.
Например, если адрес введен неправильно, система может предположить, что человек живет по другому адресу, что приведет к упущениям в предоставлении социальных льгот.
2) Импорт данных. Этот метод позволяет импортировать данные в базу данных из различных источников и в различных форматах. Например, данные могут быть загружены из других баз данных, которые уже содержат какую-либо информацию о застрахованном лице, например, личный номер гражданина или его паспортные данные. Пример. При импорте данных из других баз данных можно обновлять или добавлять новых застрахованных лиц без необходимости привлечения дополнительных ресурсов для ввода персональной информации.
3) Автоматический ввод данных. Это наиболее эффективный метод. Его суть заключается в том, что все данные о предполагаемом застрахованном лице автоматически извлекаются из различных источников информации о населении, таких как национальные базы данных налоговых инспекций, органов внутренних дел, медицинских учреждений и т.д.
4.Участие в приеме граждан, обратившимся в Кадровый центр
Практикант построил карты общения с различными категориями граждан, организовал психологический контакт с клиентами Кадрового центра, в том числе с лицами пожилого возраста и инвалидами, участвовал в информировании граждан по вопросам трудового законодательства и социального обеспечения в устной форме, давал письменные ответы на запросы граждан.
Кадровый центр осуществляют прием граждан по вопросам занятости в следующем порядке:
1. первичный прием гражданина - гражданин обращается в Кадровый центр с заявлением.
2. регистрация заявлений - заявления граждан регистрируются и им присваивается уникальный идентификатор в установленном порядке.
3. рассмотрение обращений - обращения граждан рассматриваются в установленные законом сроки. При необходимости гражданам могут быть заданы дополнительные вопросы или предложено представить дополнительные документы.
4. решение - по результатам рассмотрения заявления и представленных документов принимает решение о предоставлении или отказе в предоставлении пенсионных выплат.
5. уведомление населения - граждане уведомляются о результатах рассмотрения их заявления.
6. жалобы и апелляции - граждане имеют право подать жалобу или апелляцию в вышестоящий орган или судебный орган, если они не удовлетворены решением отдела.
Личный прием граждан осуществляется согласно графику, который опубликован на официальном сайте.
Для регистрации обращения гражданина ведется регистрационная карточка приема граждан по личным вопросам.
В регистрационной карточке с личного приема указано следующее:
-дата приема;
-фамилия, имя и отчество заявителя;
-место жительства заявителя;
-категория заявителей;
-краткое изложение и причины устных аргументов;
-результаты рассмотрения;
-информация о результатах приема;
-фамилия, инициалы, подпись должностного лица, проводившего прием;
-готовая карточка будет передана специалисту для регистрации.
Все данные и результаты рассмотрения заявления вносятся специалистами, которые отвечают за прием и регистрацию заявления в программе. Карточка с личного приема передается в специальную папку, хранится в течение трех лет, а затем передается в архив.
Во время личного приема гражданин имеет право подать письменное обращение по существу поднятого вопроса и получить на него соответствующий ответ в установленный законом срок для рассмотрения такого обращения. Заявление гражданина, принятое в ходе личного приема, передается специалисту, ответственному за регистрацию, для дальнейшей работы. Любое письменное обращение, поступившее в ходе личного приема, будет зарегистрировано, рассмотрено и учтено в соответствии с процедурой, описанной в данной инструкции. Регистрационный номер и дата вносятся в графу "Примечание" электронной регистрационной карточки для личного приема гражданина. Если решение проблемы, с которой обратился заявитель, не входит в компетенцию Кадрового центра РФ, ему объяснят, куда и в каком порядке он должен обратиться.
Помещения, в которых происходит ожидание и личный прием граждан, должны обеспечивать комфортные условия для граждан и сотрудников ООО «Система ПБО».
Для этого предусмотрены следующие удобства:
-системы кондиционирования (охлаждения и отопления);
-системы пожаротушения и экстренного вызова;
-безбарьерные помещения (туалеты);
-склоны и расширенные проходы для свободного доступа инвалидов и других маломобильных групп населения;
-доступное место для хранения одежды граждан.
12
Понятие трудового договора определено в ст.56 Трудового кодекса Российской Федерации .